Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình có lẽ còn khá mới mẻ với nhiều người Việt Nam chúng ta. Việc bạn không có sự chuẩn bị tốt và chuyên nghiệp trước khi báo cáo chắc chắn sẽ đưa bạn vào thế bị động trong trường hợp có quá nhiều câu hỏi mà bạn có thể không ngờ tới. 
Trong trường hợp này việc tập luyện và nâng cao kỹ năng báo cáo chính là phương pháp khả thi nhất giúp cho bạn luôn tự tin khi thuyết trình và thành công trong việc truyền tải thông điệp của bạn đến với đúng đối tượng khách hàng hơn nữa.
Tại sao kỹ năng giao tiếp và thuyết trình lại quan trọng như thế?
- Đối với tổ chức: đó là hồ sơ lưu lại để ghi nhớ các hoạt động của những người trong tổ chức.
- Đối với người đọc: hiểu được hoạt động của tổ chức, kiểm soát được hoạt động của tổ chức và có thể đưa ra các phản ứng hợp lý.
- Đối với người viết: tự mình nhìn nhận lại các hoạt động của cá nhân và tổ chức mình đã làm, đào sâu suy nghĩ về các hành động đó để có nhận thức sâu hơn về quá trình thực hiện và kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của mình hơn nữa trong tương lai.
Xem thêm: khóa học NLP lập trình ngôn ngữ tư duy tốt nhất Việt Nam!
Hình thức báo cáo chuyên nghiệp nhất
Nói và viết chính là 2 hình thức báo cáo phổ biến nhất và được nhiều người áp dụng nhất hiện nay.
Trao đổi nói: trong trường hợp khẩn cấp, quan trọng , bạn hãy sử dụng lời nói. Bắt đầu trình bày từ kết luận => quá trình => hoàn cảnh (nguyên nhân). Khi báo cáo nên sử dụng cách nói “tôi nghĩ”, “tôi cảm thấy”, đặc biệt khi đang nói về lỗi của cấp trên hay của đồng nghiệp khác, vì như vậy thể hiện đó chỉ là ý kiến cá nhân của bạn.
Trao đổi viết: trường hợp nội dung báo cáo phức tạp cần sử dụng sơ đồ, biểu đồ để dễ hiểu thì nên sử dụng cách viết
Rèn luyện kỹ năng báo cáo chính là rèn luyện kỹ năng thuyết trình của bạn trước đám đông sao cho chuyên nghiệp, đi vào lòng người.
Xem thêm: kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả bạn nên biết.
Một số lưu ý khi bạn viết báo cáo
- Ai là người tiếp nhận báo cáo?
- Tính thời sự của báo cáo?
- Thời điểm nên báo cáo?
- Khi kết thúc công việc được giao.
- Báo cáo tình hình hiện tại của công việc.
- Khi cần thay đổi biện pháp để cải thiện công việc.
- Khi mắc lỗi.
- Khi tiếp nhận những thông tin mới.
- Khi tìm thấy biện pháp cải tiến mới cho công việc.
4. Phân biệt giữa sự thật và cảm xúc!
Việc bạn nhầm lẫn giữa sự thật và cảm xúc thường đưa ra cho bạn những báo cáo sai, không chính xác. Chủ yếu là theo xu hướng có lợi cho bạn nhiều hơn.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét