Kỹ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh rất quan trọng. Thường bạn chỉ quan tâm đến vấn đề này nếu bạn là người thường xuyên phải gặp mặt giao tiếp với khách hàng.
Nhưng đối tượng nào học không quan trọng bởi ai cũng phải ít nhất có vài lần trao đổi, mua bán với khách hàng phải không. Các quy tắc dưới đây sẽ giúp bạn trở thành một
bậc thầy giao tiếp trong cuộc sống cũng như trong công việc.
Xác định đối tượng
Đối tượng của bạn là ai? Có chức danh là gì trong công việc của bạn? Là sếp, đồng nghiệp hay là khách hàng của bạn. Có thể là trường hợp bạn nói chuyện với rất nhiều người thì hãy tìm cách gây sự chú ý đến người có quyền quyết định cuối cùng để tăng tỷ lệ thành công của bạn. Cải thiện kỹ năng quan sát của bạn nhờ tình huống này.
Lựa chọn thời điểm hợp lý
Buổi sáng là thời gian lý tưởng để diễn ra các cuộc gặp mặt với khách hàng. Bởi thường thì khối lượng công việc vào buổi sáng chưa nhiều như buổi chiều. 10 giờ sáng là thời điểm lý tưởng nhất để hẹn gặp với đối tác. Và đừng bao giờ đến trễ trong các buổi gặp mặt với khách hàng, bởi người ta sẽ không quan tâm lí do bạn đến trễ là gì mà chỉ biết là bạn đã không tôn trọng họ.
Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút. Trong khoảng thời gian này bạn có thể mời khách uống trà hoặc cà phê. Hạn chế tối đa việc hút thuốc nếu có thể. Nắm bắt được
kỹ năng giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh sẽ giúp bạn phát huy được tối đa hiệu quả cuộc đàm phán.
Không gian cũng cần được chú ý
Địa điểm bạn thích có thể chưa chắc khách hàng của bạn đã thích. Nếu có thể bạn hãy trực tiếp mời khách hàng đến văn phòng làm việc, trong trường hợp phải gặp mặt ở các địa điểm bên ngoài thì hãy hẹn gặp ở chỗ quán cà phê gần khách hàng hơn là gần chỗ bạn. Hoặc có thể để khách hàng tự chọn địa điểm như một cách chiều lòng khách hàng ngay từ ban đầu. Bạn cần phải thể hiện được
kỹ năng thương lượng trong kinh doanh của bạn.
Nếu gặp mặt ở công ty của bạn thì hãy chuẩn bị thật kỹ những điều sau đây. Chiếc bàn là điểm chính của phòng đàm phán. Tốt nhất bạn dùng bàn tròn hoặc oval. Bàn có góc cạnh có thể tạo cảm giác đối đầu cho các thành viên tham gia đàm phán. Trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ. Các thành viên của hai phái đoàn cũng luôn phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.
Trang phục của bạn
Để thể hiện tính nghiêm túc trong công việc thì tốt nhất bạn nên ăn mặc gọn gàng, chỉnh chu. Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay có những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng.
Thể hiện kỹ năng thương lượng của bạn qua giao tiếp
Tất cả những điều trên chỉ bổ trợ một phần nhỏ cho
kỹ năng đàm phán thành công của bạn mà thôi. Quan trọng là
kỹ năng thương lượng hay
kỹ năng giao tiếp nói chung của bạn thế nào mà thôi. Trong cuộc nói chuyện bạn cần lưu ý những điều sau:
* Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tình hình kinh tế.
* Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng. Không nên nói to quá, nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức thì thầm.
* Bạn không nên lạm dụng những lời khen. Chỉ nên khen ngợi trong những vấn đề có liên quan đến nội dung đang được thảo luận. Đôi khi bạn có thể khen bộ com-lê của đối tác là đẹp nhưng đừng đi xa hơn.
* Nên giữ bầu không khí trang trọng khi nói chuyện. Có thể thể hiện những cảm xúc tích cực như: “Rất vui được gặp anh/chị”, hoặc “Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho cuộc họp mặt này”.
* Không nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính khẳng định 100%. Không đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời người khác. Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng.
* Không nên bắt đầu câu nói bằng sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự đối lập và mâu thuẫn. Trước khi nói “không” bắt buộc bạn phải nêu ra những lý do mà đối tác có thể chấp nhận được.
* Tránh dùng từ cộc lốc “Hiểu rồi!” “Tại sao?” “Cái gì?”; “Như thế nào?”…
* Và nguyên tắc quan trọng nhất: không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện được. Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ký của trưởng đoàn của cả hai phía.
Trên đây là toàn bộ những kinh nghiệm quý báu của mình chỉ sau một buổi học
kỹ năng thương lượng bằng cách áp dụng phương pháp
lập trình ngôn ngữ tư duy vào đàm phán với khách hàng. Để có thể trực tiếp đăng ký khóa học của chúng tôi bạn có thể liên hệ qua
công ty TNNH NLP Training Việt Nam để học hỏi các
kỹ năng mềm chuyên nghiệp nhất.
