Horenso – Đặc trưng văn hóa giao tiếp trong công sở Nhật

Horenso là những kỹ thuật làm việc rất căn bản mà mọi người Nhật đều thuộc nằm lòng. 

Chính do cách làm việc này mà người Nhật làm việc nhóm với năng suất rất cao, thuộc nhóm đầu trên thế giới. Lý do khá đơn giản: Horenso giải quyết vấn đề quan trong nhất trong làm việc nhóm: tương tác nhóm qua giao tiếp.

HORENSO là gì?

Về cơ bản, Horenso là một công cụ giao tiếp được áp dụng nhằm mục đích tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp.
Về mặt bản chất Horenso  là cách viêt tắt của 3 cụm từ tiếng Nhật 報告(Hōkoku – Báo cáo), 聯絡 (renraku – liên lạc), 相談 (Sōdan – thảo luận). Đây cũng chính là ba yếu tố chính trong giao tiếp nhóm. Báo cáo, liên lạc dùng để chia sẻ, thu thập thông tin và trách nhiệm. Thảo luận dùng để tìm ra giải pháp.

HOKOKU: Báo cáo
Mục đích: Giúp cấp trên, người quản lý, những người chịu trách nhiệm nắm rõ tình hình, tiến độ công việc.
Báo cáo cần gì:

• Thông tin tuyển lọc, ngắn gọn, dễ hiểu nhưng phải chính xác.
• Báo cáo cần được làm định kỳ và liên tục.

Một số lời khuyên khi báo cáo.

• Báo cáo khi xong một phần tốt hơn chỉ báo cáo khi đã hoàn thành toàn bộ.
• Báo cáo nên được gửi trước hạn thay vì đúng hạn.
• Báo cáo chủ động thay vì chi nói khi được hỏi.
• Báo cáo cần đặt ưu tiên cho tin xấu lên cao hơn  tin tốt.
• Báo cáo khi ngay cả khi chưa có vấn đề phát sinh thay vì đợi có phát sinh rồi báo cáo.
• Văn phong lịch sự, thể hiện rõ sự tôn trọng người nhận báo cáo

RENRAKU: Liên lạc.
Mục đích:
Thông báo cho mọi người (đối tác, đồng nghiệp…) thông tin cần thiết của công việc giúp họ nắm bắt tình hình nhanh và tạo sự an tâm, tin tưởng.
Liên Lạc cần gì?

• Nhanh, kịp thời, thông tin tính xác và cụ thể hạn chế trình bày lý do, hoàn cảnh
• Cách trình bày thoải mái, dễ hiểu

Lưu ý khi liên lạc:

• Liên lạc thể hiện bằng việc đưa thông báo tới người nhận nên không cần gò ép theo chuẩn mực.
• Liên lạc không phải bàn bạc, thảo luận, không nên đặt câu hỏi hay xin ý kiến.
• Thông báo tốt là khi người nhận dễ dàng nói OK mà không phải hỏi lại.
• Sử dụng hình thức truyền tin nhanh nhất có thể
• Thông báo đưa ra cần được quảng bá rộng rãi (càng nhiều người biết càng tốt)

SODAN: Thảo luận.
Mục đích khi thảo luận:

• Thống nhất vấn đề tránh đi lạc hướng.
• Tìm ra giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề.

Thảo Luận cần gì?

• Mục đích thảo luận rõ ràng, ai tham gia cũng nắm được
• Đông người, nhiều cá tính, phong cách tránh tình trạng “tôi cũng nghĩ thế”.
• Khuyến khích người tham gia phát biểu ý kiến, nhận định.
• Kết quả cuối cùng là giải pháp của vấn đề.

Lưu ý khi thảo luận:

• Chủ động Thảo luận ngay khi có thể
• Nhiều ý kiến hơn là độ thống nhất cao
• Tôn trọng quyền nói của nhau, không ngắt lời, không phủ nhận hay bác bỏ.
• Tập trung vào việc tìm ra giải pháp hơn là tranh luận.

Horenso về mặt lý thuyết thì vô cùng đơn giản nhưng không phải ai cũng có thể áp dụng, số lượng hoàn thành chính xác lại càng không nhiều nhưng hiệu quả của nó là điều không thể phủ nhận. Hãy thử áp dụng công cụ này từ những việc đơn giản nhất để cảm nhận sức mạnh của nó.

nguồn ...https://thichnhatban.wordpress.com/2015/02/09/horenso-dac-trung-van-hoa-giao-tiep-trong-cong-so-nhat/

Clikc xm thêm tin bổ ích cho bạn