ĐƠN GIẢN HÓA – NGUYÊN TẮC K.I.S.S

TRÁNH PHỨC TẠP HÓA VẤN ĐỀ

Không gì hay hơn sự đơn giản. Trong một thế giới đầy phức tạp thì sự đơn giản là vô cùng quan trọng. Giữa một đống lổn nhổn rối mắt, những gì đơn giản nhất luôn luôn tỏa sáng nhất, luôn gây chú ý nhất.

Sự đơn giản là yếu tố hang đầu của một câu slogan. Như khi bạn nghe slogan “Just do it” của hãng giày lừng danh Nike. Trong đầu bạn sẽ lập tức hiện lên logo của Nike cùng tất cả những gì liên quan tới nó như chất lượng hảo hạng, luôn luôn cải tiến…vv. Đừng xem thường sứ đc mạnh của ba từ “nhỏ mà có võ” này.

Khi bạn thấy hai tờ bướm quảng cáo, một bên dày đặc chữ li ti và một bên là ít chữ nhưng to đậm, tờ nào sẽ thu hút bạn hơn ? Hiển nhiên là cái ít chữ rồi phải không, càng đơn giản, càng gây ấn tượng, càng thu hút sự chú ý.

Con người ta có xu hướng chỉ tìm bắt tay hiểu chi tiết một điều gì đó nếu ban đầu nó hấp dẫn họ.  Cho nên, để lôi kéo sự chú ý của họ, bạn cần phải tiếp cận một cách đơn giản, nhẹ nhàng.

KHI ÍT LÀ NHIỀU

Để đơn giản hóa một chuyện thì lại…không đơn giản bởi có quá nhiều thứ bạn muốn truyền đạt và bạn không muốn bỏ sót thứ nào cả. Bạn cần đặt ưu tiên hàng đầu cho những thứ người ta có xu hướng dễ quên nhất.

Hãy đọc đoạn văn này:

Một điều quan trọng bạn cần hiểu là: “ý tại ngôn ngoại” (ý ở ngoài lời, ý nhiều lời ít). Khi bạn nghĩ ra một câu và viết ra. Nếu bạn sử dụng càng ít chữ thì nó càng dễ đi sâu vào lòng người. Và nếu bạn viết được nhiều câu như vậy, hiểu biết của bạn cũng tăng lên đáng kể.

Và so sánh nó với đoạn văn này:

Trong ít có nhiều . Lấy ví dụ, một câu càng súc tích thì ẩn chứa bên trong nó càng nhiều ý nghĩa.

Đoạn nào bạn thấy thích hơn và dễ hiểu hơn?

Nguyên tắc KISS được đưa ra để thực hiện khái niệm này. Bạn có thể hiểu KISS là “Keep It Simple, Stupid” hoặc “Keep It Simple, Silly”, “Keep It Short and Sweet”, “Keep It Simple, Sweetheart”. Cho dù bạn có đọc nó bằng cách nào,  nó vẫn vô cùng súc tích !

Nhưng KISS không chỉ hữu dụng trong giao tiếp mà còn chứng tỏ tầm quan trọng của nó cả trong thiết kế và tư duy: Thứ gì càng phức tạp thì càng ít người hiểu được. Hơn nữa, càng phức tạp thì càng dễ sai sót, các yếu tố quan dễ bị bỏ qua, và còn nhiều vấn đề nữa phát sinh.

Và khi ý thức được tầm quan trọng của sự đơn giản, chúng ta có thể kiềm chế được việc chứng tỏ bản thân một cách thái quá, mà điều này rất dễ đến trường hợp dở khóc dở cười “Gậy ông đập lưng ông”.

NGUYÊN TẮC KISS

Xung quanh có rất nhiều cơ hội để chúng ta luyện tập KISS. Cho dù đó là khi bạn chế tạo ra những sản phẩm dễ dùng, khi tinh giản các quy trình, hoặc khi truyền đạt một thông tin quan trọng thì cách tiếp cận đơn giản luôn tỏ ra hiệu quả nhất.

Một câu hỏi được đặt ra khiến nhiều người trăn trở là :”Nếu đơn giản mà lại hiệu quả như thế, tại sao chúng ta lại không thấy nó thường xuyên?”. Câu trả lời ở đây là, đơn giản hóa một thứ không nên hiểu là cắt giảm đi số lượng hoặc khối lượng của nó, mà là cô đọng nó lại cho thật súc tích nhưng vẫn giữ nguyên chất lượng. Công việc này đòi hỏi cả một quá trình động não và phân tích chứ không thể xem nhẹ.

Sự đơn giản không đồng nghĩa với kém hơn, hời hợt hơn. Đơn giản ở đây là việc loại bỏ những thứ râu ria không cần thiết, chỉ giữ lại phần cốt lõi. Thách thức ở đây là làm sao chúng ta biết được phần nào là cần thiết và phần nào không.

Lấy ví dụ, vẽ biểu đồ và biểu đồ đòi hỏi nhiều công sức hơn là viết một bản tóm tắt. Tuy nhiên hãy nghĩ tới lợi ích to lớn cuối cùng mà bạn đạt được. Nguyên tắc KISS có thể nói là đúng như câu thành ngữ:  “Trăm nghe không bằng một thấy”

VẬN DỤNG KISS TRONG CÔNG VIỆC

Lựa chọn từ ngữ cho thật cẩn thận bạn thực hiện công việc giao tiếp trên giấy tờ (viết email chẳng hạn):

– Trình bày rõ ràng những gì bạn nói.

– Sử dụng tiêu đề và gạch đầu dòng để nhấn mạnh thông tin quan trọng.

– Đọc lại và chỉnh sửa, bỏ bớt những từ và thông tin không thật sự cần thiết.

Chỉnh sửa văn bản cho thật hiệu quả, dễ nhìn:

– Sử dụng nhiều khoảng trắng.

– Đánh dấu , gạch chân hoặc in đậm các từ khóa và khái niệm.

– Biết được đối tượng bạn muốn gửi đến là ai và mục tiêu của bạn là gì để sử dụng văn phong phù hợp.

Trình bày đơn giản nhưng hiệu quả:

– Các thông tin đưa ra ngắn và đi thẳng vào vấn đề.

– Thêm vào công cụ hỗ trợ trực quan đơn giản và dễ đọc.

– Sử dụng các bản tin để trình bày chi tiết.

– Hạn chế tối đa những yếu tố gây xao nhãng để người đọc có thể chú trọng vào ý chính.

Tập trung vào việc giải quyết những tình huống xấu:

– Phân tích nguyên nhân tận gốc để đặt vấn đề đi đúng quan điểm.

– Liên tục trau dồi, học hỏi, cải tiến để đơn giản hóa hệ thống và quy trình làm việc của bạn.

– Tạo ra hệ thống hỗ trợ nhằm khuyến khích người khác tìm kiếm cơ hội để nâng cao hiệu quả.

Khắc ghi điều này: Luôn luôn khiêm tốn, đừng bao giờ tỏ ra quá ngạo mạn hay quả quyết. Việc chứng tỏ bản thân mình đôi khi lại gây ra hậu quả khôn lường. Nói luôn mồm trong một cuộc họp hay cố gắng thuyết phục người khác bạn tài giỏi thế nào, thường chỉ khiến bạn trông rất “thùng rỗng kêu to” trong mắt mọi người. Đó chính là “Gậy ông đập lưng ông”

Chứng tỏ khả năng của bạn bằng cách trả lời cho người khác điều họ muốn biết thật nhanh chóng và đơn giản. “Chân nhân bất lộ tướng”, người giỏi thì không cần phải chứng tỏ bởi tự nó sẽ bộc lộ ra. Không phải cứ nói nhiều, viết nhiều, là người ta sẽ cho bạn giỏi, mà họ sẽ đánh giá điều đó qua cách bạn ứng xử.

ĐIỂM CỐT LÕI:

Giữ cho mọi chuyện được đơn giản thật ra lại không phải là một công việc đơn giản. Bạn phải suy nghĩ đồng thời vạch ra kế hoạch cho những gì mình muốn nói hoặc muốn làm. Bạn phải hiểu được tại sao bạn nói và làm chuyện đó. Khi bạn tập trung cao độ vào kết quả

Chi tiết cũng cần thiết. Thế nhưng nếu bạn sa đà vào chi tiết quá sớm thì sẽ dễ gặp bế tắc và khiến thông điệp của bạn khó hiểu, kém hiệu quả hơn. Bằng cách giữ cho mọi thứ thật đơn giản là bạn đã tạo ra một thành phẩm có chất lượng vượt trội rồi. Đừng cố gắng nói hay làm mọi thứ, hãy đặt trọng tâm vào những thứ cần thiết ưu tiên !

Khi bạn đã đơn giản hóa được một mớ hỗn độn thì xin chúc mừng, bạn đã thành công rồi đấy !

Sưu tầm