Kĩ năng trình bày: Cách soạn powerpoint slide

Tiếp theo bài trước, lần này chúng ta sẽ bàn về cách soạn slide cho các báo cáo khoa học. Đây là những qui ước và nguyên tắc chung. Trong tương lai, chúng ta sẽ bàn kĩ cách chọn biểu đồ hay bảng số liệu và thiết kế như thế nào.  Hi vọng website không mắc bệnh :-) để có cơ hội tiếp tục loạt bài này.  Trong một hội nghị khoa học 3 ngày, một khán giả trung bình phải nhìn và nghe từ 300 đến 500 slide.  Đó là một số lượng rất lớn, và rất khó nhớ hết.  Mục tiêu của chúng ta, tác giả, là phải giúp cho người nghe lĩnh hội vấn đề nhanh, “tiêu hóa” thông tin nhanh, và chú ý vào bài báo cáo của mình.  Nguyên tắc chung là càng ít chữ, càng tốt.  Ít chữ có nghĩa là người nghe tập trung vào những gì tác giả nói (thay vì viết).  Cố nhiên, tác giả không bao giờ đọc slide. 1.  Cẩn thận với PowerPoint Nếu chúng ta có 20 hộp sơn, chúng ta không tự nhiên trở thành họa sĩ.  Tương tự, nếu chúng ta có 20 slides, chúng ta không hẳn có một bài báo cáo – mà chỉ là một loạt slides.  Để có một báo cáo tốt, tác giả đòi hỏi phải thực tập rất nhiều. Một trong những vấn đề của PowerPoint là tính đồng dạng.  Ba đặc điểm sau đây làm cho báo cáo khó theo dõi: 1.      Những slide đều có một format giống nhau 2.      Dùng điểm bullet trong mỗi slide 3.      Dùng một màu nền duy nhất 4.      Mỗi slide cần phải có một tựa đề Đặc điểm 1-3 có thể làm cho người theo dõi mệt mỏi, vì lặp đi lặp lại nhiều lần.  Nếu được, cố gắng sáng chế ra nhiều màu nền khác nhau để dùng trong bài nói chuyện; nếu không có nhiều màu nền, thì chỉ dùng màu nền hết sức đơn giản. Tựa đề trên mỗi slide cũng giống như bảng chỉ đường.  Bảng chỉ đường dẫn dắt câu chuyện một cách logic và lí thú.  Do đó, tác giả cần phải suy nghĩ cách đặt tựa đề cho mỗi slide sao cho đơn giản nhưng đủ để khán giả biết mình đang ở đâu trong câu chuyện.  Sau đây là vài hướng dẫn cho cách soạn slide. 2.  Mỗi slide chỉ nên trình bày một ý tưởng Đây là điều quan trọng: một slide chỉ nên trình bày một ý tưởng, không nên nhồi nhét hơn một ý tưởng vào một slide.  Do đó, tất cả những bullet, dữ liệu, hoặc biểu đồ trong slide chỉ nên dùng để yểm trợ cho ý tưởng chính. Ý tưởng của slide có thể thể hiện qua tựa đề của slide.  Nếu tựa đề slide không chuyển tải được ý tưởng một cách nhanh chóng, thì diễn giả sẽ phải tốn thì giờ giải thích, và có thể làm loãng hay làm cho khán giả sao lãng vấn đề. 3.  Slide trình bày theo công thức n x n Một slides có quá nhiều chữ (text) sẽ làm khán giả khó theo dõi và ý tưởng bị loãng.  Mỗi slide, nếu chỉ có chữ, thì nên tuân thủ theo công thức “n by n”.  Công thức này có nghĩa là nếu quyết định mỗi slide có 5 dòng chữ thì mỗi dòng chỉ nên có 5 chữ.  Một slide không nên có quá 6 dòng chữ (n < 7). 4.  Viết slide theo công thức telegraphic Giữa đọc và nghe, cái nào làm cho khán giả dễ theo dõi hơn? Câu trả lời là đọc,  bởi vì đọc đòi hỏi ít nỗ lực hơn là nghe.  Nếu diễn giả soạn slide với quá nhiều chữ, thì khán giả sẽ đọc chứ không nghe.  Nhưng diễn giả cần khán giả phải nghe hơn là đọc (vì họ có thể đọc bài báo hay báo cáo khoa học chi tiết hơn).  Do đó, soạn slide ngắn gọn sẽ giúp khán giả tiêu ra ít thì giờ đọc và dành nhiều thì giờ lắng nghe diễn giả. Cách viết slide tốt nhất là cách viết telegraphic.  Đó là cách viết ngắn gọn, như phóng viên đặt tựa đề bản tin.  Nói cách khác, đó là cách viết không tuân theo văn phạm Anh ngữ, không cần phải có một câu văn hoàn chỉnh. Cụ thể là tránh dùng mạo từ (the, a/an) và cố gắng viết ngắn, bỏ những chữ không cần thiết. Ngoài ra, cố gắng chọn những chữ ngắn nhất, những câu văn ngắn nhất (nếu có thể).  Chẳng hạn như: Thay vì viết Thì nên viết Regarding On However But Furthermore Also Consequently So Necessary Needed Có thể lấy vài ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn như sau: Thay vì viết Thì nên viết We needed to make a comparison of x and y We needed to compare x and y There is a possibility that X will fail X may fail Evaluating the component Evaluating components The user decides his/her settings Users decide their settings The activity of testing is a laborious process Testing is laborious No need for the following No need for Various methods can be used to solve this problem such as Methods: 5.  Dùng bullet Bullet thường hay được sử dụng trong các bài nói chuyện bằng powerpoint, nhưng cần phải cân nhắc không nên dùng quá nhiều bullet trong một bài nói chuyện.  Nguyên tắc căn bản là không lặp lại những từ trong các bullet.  Ví dụ, thay vì viết The advantages of using this system are it will enable researchers to limit the time needed in the laboratory it will help researchers to find the data they need it will permit researchers to produce more accurate results thì nên viết ngắn gọn hơn như sau: Advantages for researchers: limits lab time finds relevant data produces more accurate results hay thậm chí đơn giản và chuyên nghiệp hơn: The system enables researchers to ➢ limit lab time ➢ find relevant data ➢ produce more accurate results 6.  Dùng biểu đồ và hình ảnh Người xưa có câu “một hình có giá trị bằng hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng của biểu đồ.  Thật vậy, chúng ta thường nhớ biểu đồ hơn là nhớ những bảng số liệu chi chít.  Chúng ta cũng dễ cảm nhận và có ấn tượng với biểu đồ hơn là con số.  Biểu đồ có giá trị rất lâu, và người ta thường trích dẫn biểu đồ trong các hội nghị khoa học.  Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ về cách trình bày biểu đồ một cách có ý nghĩa. Có nhiều dạng biểu đồ và mỗi dạng chỉ có thể áp dụng cho một tình huống cá biệt.  Một số hướng dẫn chung có thể tóm lược như sau: Loại biểu đồ Mục đích Tối đa Hình tròn (Pie chart) Phần trăm, cơ cấu 3 – 5  slides Biều đồ thanh (bar chart) Dùng để so sánh, tương quan, xếp hạng 5 – 7 slides Biểu đồ tán xạ (scatter plot) Mô tả biến đổi theo thời gian, mối tương quan 1 – 2 slides Bảng số liệu So sánh số liệu 3 cột và 5 dòng Hình ảnh cartoons Minh họa 1 – 2 slides Trong mỗi biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải chú ý định danh và đơn vị của trục hoành và trục tung.  Biểu đồ hay bảng số liệu nên được thiết kế một cách đơn giản và “chiến lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), không nên quá tham vọng và làm loãng chủ đề hay điểm chính của bài nói chuyện. Nên tránh dùng hình hoạt họa, vì những hình ảnh này có thể làm giảm sự trang trọng của bài nói chuyện.  Hình hoạt họa dùng không đúng chỗ và đúng cách cũng làm cho người xem cảm thấy khó theo dõi thông điệp chính của bài nói chuyện. 7.  Font và cỡ chữ Có hai nhóm font chữ chính: nhóm chữ không có chân (sans serif) và nhóm có chân.  Nhóm sans serif bao gồm Arial, Comic Sans, Papyrus, v.v.  Nhóm font chữ có chân bao gồm Times New Roman, Courier, Script, v.v.  Nhiều nghiên cứu tâm lí chỉ ra rằng font chữ sans serif thường dễ đọc.  Người đọc tiêu ra ít thời gian để đọc các font chữ như Arial hơn là Times hay Times New Roman.  Chính vì thế mà các “đại gia” internet như Google, yahoo, Firefox, Amazon, YouTube, v.v. đều dùng font chữ Arial, hay các font tương tự. Về cỡ chữ (size), phần lớn các chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 18 trở lên. Nếu dùng font chữ với cỡ <18 khán giả sẽ khó đọc, nhất là trong các hội trường rộng.  Riêng phần tựa đề, cỡ font chữ phải 40 đến 50.  Tuy nhiên, trong trường hợp phải trình bày tài liệu tham khảo thì font size khoảng 12-14 có thể chấp nhận được. Không bao giờ dùng chữ viết hoa như THIS IS A TEST.  Chữ viết hoa được hiểu là la hét, mất lịch sự.  Ngoài ra, chữ viết hoa cũng khó đọc và khó theo dõi.  Tuy nhiên, có thể viết nghiêng hay tô đậm (bold-faced), nhưng đừng nên lạm dụng những cách viết này.  Chỉ dùng gạch đít khi cần nhấn mạnh một điều gì quan trọng; nếu không thì nên tránh cách viết này. 8.  Màu Chọn màu cho chữ cũng là một nghệ thuật.  Màu đỏ và màu cam là màu “high-energy” nhưng rất khó tập trung.  Màu xanh lá cây, xanh nước biển, và nâu là những màu “ngọt dịu”, nhưng khó gây chú ý.  Màu đỏ và xanh lá cây có thể khó thấy đối với những người với hội chứng mù màu. Cách chọn màu còn tùy vào bối cảnh và môi trường.  Cũng cần phân biệt màu chữ (text color) và màu nền (background color).  Tựu trung lại, kinh nghiệm cho thấy: Nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy (lecture): chọn chữ màu tối trên nền sáng.  Ví dụ như chữ màu đen hay màu xanh đậm và nền trắng; Nếu hội trường rộng lớn: chọn chữ sáng trên nền tối, như chữ màu trắng / vàng trên nền xanh đậm. Tránh slide với chữ màu xanh lá cây và màu nền đỏ (hay chữ màu đỏ trên nền màu xanh lá cây), vì rất nhiều người bị mù màu với sự kết hợp này.  Nói chung tránh chọn màu nền đỏ vì đây là loại màu “high energy” dễ làm cho mắt bị mệt và khó theo dõi.